Introduction : Pour les interventions chirurgicales programmées, l’Antenne Pharmaceutique des Blocs Opératoires (APBO) dispense des Packs Opératoires Programmés (POP). Pour répondre aux demandes urgentes des Blocs Opératoires (BO) hors POP, un Agent Logistique (AL) est affecté au poste « Téléphone des Urgences » (TU) de 7h à 18h en semaine. L’absence d’indicateurs d’activité sur ce poste limite l’évaluation de la charge de travail. Cette étude vise à analyser la typologie des sollicitations urgentes des BO et à caractériser l’activité de l’AL au TU.

Matériel & méthode : Une analyse des sollicitations de l’AL au poste TU a été réalisée en 2 étapes. Une première extraction des données téléphoniques de 2024 et 2025 a permis de recueillir : le nombre d’appels entrants, sortants, traités et perdus ainsi que la date, l’heure, la durée des appels et l’interlocuteur. Un audit de l’AL a été réalisé entre le 12/05/25 et le 20/06/25 sur les plages horaires 7h10-15h et 15h-18h. Les données collectées étaient : la date et l’heure de l’appel, le bloc demandeur, le motif de l’appel, la référence et la quantité de Dispositif Médical (DM) demandée, le type de DM (Stérile : DMS, Restérilisable : DMR, Implantable : DMI), le délai d’urgence et de mise à disposition, la réponse apportée (dispensation ou réorientation de l’appel) et les difficultés éventuelles.

Résultats & discussion : L’analyse des données rétrospectives a montré une moyenne de 38 appels par jour, dont 66 % d’appels entrants. La durée totale moyenne des appels était de 26 minutes par jour. 2/3 des appels ont eu lieu entre 7h10 et 13h avec une répartition homogène selon les jours de la semaine. Ils provenaient des BO d’orthopédie (22 %), d’ORL (20 %) et de maxillo-facial (19 %). L’audit a porté sur 11 plages de TU : 7h10-15h (n=5) et 15h-18h (n=6). 107 appels ont été analysés. 36 % des appels ont eu lieu sur la plage horaire 7h10-9h30, 28 % de 9h30 à 13h et 36 % de 13h à 18h. Les BO demandeurs étaient l’orthopédie (20 %), la maxillo-faciale (19 %) et l’ORL (17 %). Les demandes étaient liées à des besoins opératoires non anticipables (34 %) ou à des manquants sur les POP (8 %). Dans 35 % des cas, la raison de la demande était inconnue. 56 % des demandes concernaient des DMR, 16 % des DMS, 5 % à des DMI ce qui est cohérent avec un parc limité notamment dans les spécialités citées. 23 % correspondaient à des appels traités théoriquement sur un autre téléphone. 18 % des appels étaient spécifiés urgents par le BO. Le délai moyen de mise à disposition était de 9 min. Concernant les difficultés : 8 demandes non pas pu être résolues (DMR non disponibles ou absence de stock). Les appels mal-orientés ont été redirigés vers les interlocuteurs réellement concernés (préparatrices, autre poste d’AL).

Conclusion : L’extraction des données téléphoniques est désormais réalisée tous les mois. Un tableau de suivi a été mis en place afin de suivre cette activité à haut impact clinique potentiel. Une analyse plus fine est en cours pour adapter le contenu des POP.

Mots-clefs : Audit, Dispositifs médicaux stériles, Dispositif médical implantable, Amélioration de la qualité, Approvisionnement